Ở vị trí quản lý, thứ bạn tiếp xúc nhiều nhất sẽ là hệ thống. Nhiệm vụ của bạn đơn giản là xây dựng các hệ thống, mô hình, quy trình,… giúp cả đội có thể phối hợp làm việc được ăn ý và hiệu quả. Bạn hiểu hơn ai hết rằng mọi thứ tồn tại và phát triển được lâu dài đều dựa vào một hệ thống tốt và vững chãi.
Như mọi nhà quản lý khác, bạn có niềm tin mãnh liệt vào tính hợp lý của hệ thống, của việc lập kế hoạch; và chỉ cần một hệ thống khoa học, lô-gíc, mọi việc sẽ thật hoàn hảo.
Phải. Lý thuyết là như vậy. Và dĩ nhiên, sự thật chẳng bao giờ dễ dàng như thế.
Xây hệ thống – Những bước khởi đầu đầy hào hứng
Làm quản lý, thứ khiến bạn hào hứng nhất là khi bạn nhận được một ý tưởng dự án và bắt đầu xây hệ thống để vận hành dự án đó. Với những phân tích đầy tính khoa học, lô-gíc, bạn vẽ ra cho chủ dự án cơ chế nhân sự, quy trình làm việc, quy chế tài chính, cách thức phân bổ nguồn lực của dự án theo từng giai đoạn. Mọi thứ thật hoàn hảo. Và dĩ nhiên, chủ dự án cũng như nhà đầu tư hoàn toàn yên tâm giao dự án vào tay bạn với niềm tin mãnh liệt hệ thống đó chắc chắn sẽ hoạt động.
Tự lập đội hoặc nhận một đội đã có sẵn, bạn hăng hái bước ngay vào quá trình “training”, hướng dẫn, thống nhất một lần nữa về các thể loại quy trình, kế hoạch dự kiến với đội của mình. Bạn tự tin với khả năng thuyết phục của mình cũng như tính thuyết phục thực sự của những mô hình, hệ thống bạn đưa ra.
Những nhà chuyên môn nhìn bạn với con mắt ngưỡng mộ. Dĩ nhiên rồi. Từ một kẻ ngoại đạo, bạn có thể vẽ ra những quy trình, ý tưởng để tối ưu hóa thời gian, công sức và năng lực của các nhà chuyên môn để có được kết quả công việc tốt nhất, đúng hạn nhất và tốn ít nguồn lực nhất. “Ngưỡng mộ” chính xác sẽ là từ các nhà chuyên môn dành tặng bạn lúc này.
Cuộc họp nội bộ kết thúc với đầy những lời tán dương và hi vọng to lớn của bạn vào tương lai sáng lạn phía trước.
Vận hành hệ thống – Ranh giới mong manh giữa quản lý và chuyên môn
Hệ thống của bạn bắt đầu đi vào vận hành. Những bước đi đầu tiên chính xác đến từng mi-li-mét. Bạn dễ dàng đạt được mục tiêu trong những ngày đầu xuất trận. Giống hệt như việc bạn xử lý gọn gàng những câu hỏi đầu tiên trong tập tài liệu ôn thi vậy – những thứ dễ và đơn giản nhất.
Nhưng, bạn quên mất rằng, kế hoạch của bạn chỉ có thể hoạt động với điều kiện tất cả mọi người trong đội phải giữ vững được phong độ cùng một lúc. Mọi tính toán co giãn thời gian của bạn trong dự án chỉ mang tính tương đối. Bạn không thể lên kế hoạch cho những biến cố bên ngoài trong cuộc sống của từng người trong dự án. Bạn chẳng thể quản nổi, chẳng thể dự đoán nổi thời gian thất tình, cãi nhau với gia đình, ốm đau, tự-nhiên-trầm-cảm, tự-dưng-có-hứng-đi-du-lịch, cảm nắng, có người yêu, trúng số, thua độ,… của mọi thành viên trong đội. Mà tất cả những điều này đều có thể sẽ kéo tốc độ của người chịu ảnh hướng xuống thậm tệ, đồng nghĩa với việc kéo tốc độ của toàn bộ dự án xuống thậm tệ. Tốc độ của một đoàn quân luôn bằng tốc độ của kẻ đi chậm nhất.
Quản trị rủi ro ư? Tất cả những nỗ lực cố gắng trong các biện pháp phòng ngừa, ứng phó với rủi ro phát sinh 80% đều đầu hàng trước những éo le kiểu như trên đột nhiên xuất hiện trong kế hoạch của bạn… Trừ khi bạn là một nhà quản lý thực sự, thực sự cao tay.
Bạn chẳng thể đổ lỗi tại cho đội lúc này bằng thứ lí lẽ lạnh lùng, ngây thơ của nhà quản lý như “Nhưng anh nhận xong trong ngày này rồi mà?” hay “Không làm được đúng hạn thì tại sao lại nhận?”. Giống như việc bạn lên kế hoạch, thời gian biểu cho bản thân vậy. Rõ ràng là lúc vẽ ra ngần nấy dự định, bạn luôn chắc mẩm và kiên định với nó, nhưng rồi bạn vẫn làm vỡ gần hết cả đó thôi. Vậy nên các nhà chuyên môn của bạn cũng không ngoại lệ. Bạn trách họ cũng vô ích!
Các nhà chuyên môn của bạn đều sẽ chỉ tặc lưỡi theo kiểu “Thì đã thế rồi. Biết làm sao giờ?”. Hệt như lúc bạn tặc lưỡi tắt chuông điện thoại vào buổi sáng khi không muốn dậy vậy. Bạn chẳng quan tâm gì đến những dự định đã vẽ ra từ đêm hôm trước cho một buổi sáng sớm lành mạnh. Bạn chỉ nghĩ đến điều éo le duy nhất rằng bạn đang rất buồn ngủ, rằng đêm qua bạn đã quá mệt vì phải thức khuya làm việc, nên dự định sáng nay có thể tặc lưỡi cho qua, vì sức khỏe.
Đó. Các nhà chuyên môn của bạn cũng vậy thôi. Một khi vấp phải bất kỳ biến cố gì, họ sẽ chẳng quan tâm gì đến kế hoạch bạn thuyết trình đầy hào hứng trước đó. Thực chất thì họ cũng đã quên ngay kế hoạch ấy từ khi bước ra khỏi phòng họp. Và dĩ nhiên họ cũng chẳng quan tâm đến những hệ quả sau đó vì trách nhiệm nằm trên vai bạn, không phải họ. Họ đơn giản cũng chỉ là người làm công ăn lương.
Và rồi, bạn rơi vào những cái bẫy vô hình.
Tự cho mình là kẻ thông minh sau khi đã nắm bắt được các kiến thức chuyên môn cơ bản khá nhanh, bạn có đôi phần tự tin khi nói chuyện và giao việc cho đội bằng thứ ngôn ngữ đậm chất chuyên ngành. Bạn nghĩ mình đủ tài trí để có thể tự dàn xếp sâu hơn từng bước nhỏ một, đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng. Thậm chí, bạn còn tự cho mình quyền can thiệp vào các quyết định chuyên môn để dự án được triển khai đúng tiến độ. Bạn tự họa cho mình lý do chính đáng để làm việc đó: “Tất cả mọi người đều đang thờ ơ với hệ thống họ đã đồng ý tuân theo từ những ngày đầu. Ok. Không làm thì tôi làm. Không thì vỡ trận mất.”
Nhưng. Bạn quên mất rằng không phải ngẫu nhiên mà có những vị trí trưởng nhóm chuyên môn ra đời, không phải tự dưng mà các nhà chuyên môn của bạn nổi cáu dù bạn đang góp ý rất chân thành.
Các nhà chuyên môn mang tên gọi như vậy vì họ hiểu rõ những hệ thống riêng bên trong chính lĩnh vực chuyên môn của họ – điều mà bạn sẽ chẳng bao giờ biết, hoặc tốt nhất là không nên biết. Nếu như ở vai trò một nhà quản lý, bạn sẽ phản ứng kịch liệt nếu có ai đó phá vỡ hay làm nhiễu hệ thống của bạn, thì các nhà chuyên môn cũng vậy, họ sẽ chẳng mấy vui vẻ và dễ chịu gì khi bạn cố chọc vào hệ thống chuyên môn riêng của họ và đòi thay đổi nó.
Điều này giống hệt như việc bạn không thể cứ đòi đầu bếp của mình cố gắng nấu một món ăn chỉ trong vòng 20 phút, trong khi món đó cần tối thiểu 30 phút mới có thể đạt đủ chất lượng yêu cầu. Bạn không thể ép họa sỹ vẽ một bức tranh trong một ngày làm việc, trong khi dù có chạy hết tốc lực cũng phải mất 10 tiếng mới hoàn thành xong được bức tranh đó.
Nhà quản lý coi trọng số lượng, kế hoạch và thời hạn; nhưng nhà chuyên môn chỉ coi trọng về chất lượng sản phẩm. Bạn chẳng thể tranh cãi với điều này vì thứ cuối cùng người dùng cần vẫn là chất lượng sản phẩm. Bạn chỉ có thể tìm cách chỉnh sửa hệ thống của chính mình để phù hợp với tình hình thực tế.
Nếu bạn không biết cách tự giới hạn mức độ can thiệp của mình vào vấn đề chuyên môn, bạn sẽ chính là người tự tay ném mọi nỗ lực trước của mình và cả đội vào sọt rác khi khiến các nhà chuyên môn của bạn không còn động lực để đóng góp những điều tốt nhất cho dự án nữa.
Cố gắng nhắc nhở bản thân giữ đúng ranh giới, nỗ lực tìm mọi biện pháp cải thiện hệ thống cho phù hợp, nhưng rồi, bạn cũng chẳng thể nào chịu đựng được cảnh bản thân bị phụ thuộc hoàn toàn vào các nhà chuyên môn quá lâu. Bạn thực sự có thiện chí muốn hỗ trợ, dù là việc chân tay nhỏ nhặt nhất. Các nhà chuyên môn dần cũng hiểu được bạn chẳng có ý đồ xâm hại gì tới họ. Bạn là kẻ chưa hiểu chuyện, mà kẻ không biết thì không có tội. Họ dần chia sẻ cho bạn hệ thống riêng của mình, giao cho bạn một vài mắt xích cơ bản trong chuỗi hệ thống đó để bạn có thể cảm thấy mình có ích trong mảng chuyên môn. Và đúng, bạn cũng đã góp phần đẩy dự án đi nhanh hơn một chút, nhiều khi là đúng tiến độ như bạn kỳ vọng. Tuyệt!
Tuy nhiên, đây được coi là một hành động bước qua ranh giới. Ham muốn kiểm soát thường trực của nhà quản lý trong bạn rất có thể sẽ khiến bạn muốn dần sở hữu toàn bộ hệ thống riêng của nhà chuyên môn. Điều này giống như việc tiếm quyền hay xâm lược vậy. Tần suất góp ý vào việc chuyên môn của bạn nhiêu hơn. Lí lẽ bạn đưa ra ngày càng xác thực hơn, có cơ sở hơn vì chính nhà chuyên môn đã mở cánh cửa bước vào hệ thống đó cho bạn.
Bạn quên mất rằng ai mới là người sở hữu hệ thống. Bạn quên mất rằng cốt lõi của hệ thống đó là khả năng của nhà chuyên môn – thứ mà không phải bạn cứ rèn luyện mà có được. Dù nắm được toàn bộ hệ thống và cách vận hành của nó, nhưng bạn chẳng thể tự mình điều khiển nó. Chỉ duy có nhà chuyên môn mới có thể chèo lái được bộ máy đó. Việc gì cũng cần có năng khiếu riêng.
Luôn nhớ: Nhà quản lý không được can thiệp vào chuyện chuyên môn. Tuyệt đối không! Thứ duy nhất bạn có trong tay là hệ thống vận hành dự án. Việc của bạn là tìm cách cải tiến, thay đổi để tối ưu hóa nó liên tục; chứ không phải tìm cách thay đổi, can thiệp vào công việc của các nhà chuyên môn để ghép vừa vào hệ thống.
HN27716
00:53
-J-
Share this:
Le Di 