Author: jessaminetran

Xin chào! Mình là một Song Tử. Hành trình trong thế giới quản lý của mình bắt đầu từ năm 6 tuổi cho đến bây giờ với rất nhiều bước ngoặt lớn nhỏ. 20 năm tự bước đi và mò mẫm trong thế giới đó khiến mình trưởng thành hơn nhiều so với các bạn cùng lứa và cũng biến mình thành một đứa khá cao ngạo về năng lực bản thân. Ý nghĩ có thể đội trời đạp đất, đánh chiếm bất cứ nơi nào đặt chân đến luôn tồn tại mãnh liệt trong mình cho đến khi mình gặp cú vấp đầu tiên vào 2 năm trước và phải học cách sống chậm lại, lắng nghe nhiều hơn và học thêm liên tục.

Mình sẽ viết thật sến súa đoạn cảm ơn sắp tới đây dành tặng cho người thầy đã dẫn dắt mình trưởng thành trong 2 năm trở lại đây với tốc độ lớn hơn nhiều so với 20 năm tự tung tự tác của mình khắp thành phố. Đoạn sến đã kết thúc.

Loạt bài này mình muốn dành để lưu lại cho các bạn đang trót bén duyên với ngành quản lý – lĩnh vực mình thấy còn khá mới ở Việt Nam và ít khi được coi là một nghiệp, vì đa phần mình thấy các quản lý ở Việt Nam đều đi từ những nhà chuyên môn mà lên.

Tần suất bài sẽ phụ thuộc vào những bài học mình nhận được trong suốt 2 năm vừa rồi và từ giờ về sau cũng như cảm hứng viết lách, sức khỏe mỗi tuần. Vậy nên, nếu có một thời gian dài mục này không được cập nhật, bạn có thể tự hiểu mình đã đạt đến cảnh giới của quá trình tu luyện hoặc đang ngất ngắc ngoải đâu đó, bị bài học đè bẹp dí trong xó chẳng hạn.

Các bài học rút ra từ trải nghiệm thực tế và góc nhìn đậm chất cung Khí nên không cam đoan nó sẽ hiệu quả với bạn. Tham khảo thôi. Đừng kỳ vọng.

HN7716

00:15

-J-

—

Lần đầu làm “Account Manager”

Mình sống và làm việc trong thế giới chỉ tồn tại 2 nhóm người-lao-động: nhà chuyên môn và nhà quản lý.

Mình chưa có định nghĩa rõ ràng lắm về hai nhóm này, nên chỉ tả sơ qua để bạn hiểu họ là ai.

Nhà chuyên môn là những bạn có kỹ năng, kiến thức chuyên môn cụ thể và chỉ có thể làm tốt chuyên môn đó. Các bạn ấy có thể là họa sỹ, ca sỹ, quay phim, dựng phim, bán hàng, marketer, thầy bói, giáo viên, copywriter, nhà văn, nhạc sỹ, bác sỹ, luật sư, nhà thiết kế, MC, coder, game master, dịch giả, phóng viên,… Nhìn chung là những ngành nghề có tên đàng hoàng trong xã hội và có thể tạo ra của cải vật chât, dịch vụ, giá trị thực tế cho mọi người. Nôm na đại diện cho giai cấp sản xuất, các bạn ấy nắm trong tay thứ cốt lõi nhất để tạo ra lợi nhuận cho mọi dự án – sản phẩm và dịch vụ. Đa số các “nhà chuyên môn” giỏi luôn tự tin một mình mình có thể xâm chiếm cả thế giới nhưng lại chỉ muốn tập trung cho việc “chuyên môn” hàng ngày và ngại tiêp xúc với mọi vấn đề còn lại vì thực ra “chuyên môn” là thứ duy nhất họ biết. Nhưng dù sao thì với ngần nấy quyền năng, họ cũng được quyền trở nên cao ngạo.

Nhà quản lý là các bạn đóng vai trò điều phối, sắp xếp công việc, xử lý các vấn đề liên lạc, kết nối nội bộ cũng như với khách hàng bên ngoài, đảm bảo cho các “nhà chuyên môn” được yên tâm làm đúng chuyên môn của mình và dự án, công việc chung của cả nhóm vẫn tiến hành trôi chảy. Thứ duy nhất các “nhà quản lý” nắm trong tay là thời gian và hệ thống. Bạn sắp đặt 2 thứ này tốt, bạn nhẹ việc. Nếu không, lúc nào bạn cũng sẽ như đang ôm nguyên một hòn đá tảng trên lưng khi phải liên tục giao tiếp, trao đổi, thúc ép, đe dọa những người giỏi hơn mình bằng thứ tiếng mình không thạo. Dạng như khi bạn hỏi một anh kỹ thuật viên bao giờ sẽ hoàn thiện xong phần mềm để tung ra thị trường và nhận được một tràng giang ngôn ngữ tin học cao siêu bạn chưa từng tiếp cận chỉ để báo với bạn rằng còn lâu mới xong vậy. Bạn có thể nói anh ta ngụy biện, nhưng thực thì bạn chẳng có căn cứ xác đáng nào cho chuyện đó.

Đa phần các bạn sẽ chỉ thiên về một trong 2 nhóm này, đặc biệt là nhóm đầu tiên. Điểm khác nhau duy nhất ở nhóm 1 là bạn có giỏi thực sự hay không mà thôi. Mình từng gặp vài trường hợp pha trộn, nhưng thực tế thì bạn chỉ có thể phat huy 1 vai trò trong từng thời điểm chứ chẳng bao giờ chia não ra cùng một lúc để xử lý được cả vấn đề về chuyên môn và quản lý. Hoặc là mình chưa gặp được bạn siêu nhân đó.

Đây là bài học vỡ lòng của mình sau cũ ngã kể trên. Mình học đi học lại nó qua rất nhiều câu chuyện, mỗi lần một vẻ, chả cái nào giống cái nào, nhưng tựu chung lại thì vẫn liên quan đến hai nhóm này và mâu thuẫn thường trực giữa chúng.

Con đường quản lý tập sự nghiêm túc của mình bắt đầu từ việc quản trị nội bộ. Với một đơn vị có nhiều đầu dự án, nhiều luồng nhân sự và một cô quản lý tập sự có kiến thức tài chính gần như bằng không, thì chỉ riêng việc quản trị nội bộ thôi đã khiến mình đủ chóng mặt và tiêu hết số thời gian trong ngày trong nháy mắt. Mình gần như không phải tiếp xúc với khách hàng dù lớn hay nhỏ mà sẽ nhường cho các bạn quản lý cấp trung tự xử lý và điều phối từng nhóm dự án riêng biệt. Thi thoảng, một số hợp đồng nhỏ thì vẫn đến tay mình, nhưng thực sự thì cũng chỉ là những hợp đồng khá ngắn hạn, công việc không phức tạp và chỉ liên quan đến tối đa là 2 người, tính cả mình. Mọi chuyện rất dễ đàm phán, nên cũng chẳng tính vào thành tích “Account Manager” làm gì cho cam.

Chuyện gì đến rồi cũng phải đến. Mình nhận dự án lớn đầu tiên vào tay với 3 họa sỹ, 2 copywriter, và một tập đoàn khách hàng lớn. Tất cả các vấn đề thủ tục giấy tờ, hành chính được xử lý rất nhanh gọn vì vốn mình cũng khá quen với những việc như thế trong 1 năm tập sự quản trị nội bộ. Hệ thống theo dõi online cũng được thiết lập ngay đầu dự án với niềm tin mãnh liệt vào một team đã làm việc chuyên nghiệp có thể nắm bắt và hoạt động theo đúng quy trình đã đề ra.

Nhưng dĩ nhiên, niềm tin của mình không phải là tất cả.

Những sai lầm bắt đầu.

1. Định hướng chuyên môn và kế hoạch sản xuất là hai việc không liên quan đến nhau.

Một dự án mới xuất hiện đồng nghĩa với việc bạn sẽ cùng các đồng đội của mình tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó. Các “nhà chuyên môn” sẽ nhanh chóng giúp bạn định hướng cho sản phẩm/dịch vụ cần làm và sẽ chỉ dừng lại ở đó. Bạn gửi một email ghi chú tât cả những định hướng trong buổi họp với khách hàng và nghĩ rằng một kế hoạch sản xuất sẽ được cập nhật ngay sau đó vì chỉ có “nhà chuyên môn” mới hiểu nên làm gì trước và làm gì sau để có được sản phẩm/dịch vụ hoàn hảo nhất. Và dĩ nhiên, chuyện đó không xảy ra.

Bạn tiếp tục kiên nhẫn hỏi han và tìm hiểu quy trình sản xuất để biêt được từng bộ phận nào có công việc cụ thể là gì rồi bình tĩnh lên một khung kế hoạch triển khai, gửi cho cả nhóm và hi vọng mọi người sẽ tự điển “timeline” hoàn thành từng đầu việc trong khung kế hoạch đó vì chỉ có “nhà chuyên môn” mới hiểu rõ năng lực của bản thân sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành ngần nấy việc. Một lần nữa, sẽ không bao giờ có viễn cảnh đó.

Bạn hít một hơi thật sâu để kiềm chế và tự điền “timeline” rồi gửi email thứ ba yêu cầu các “nhà chuyên môn” kiểm tra lại xem đã phù hợp chưa và có cần chỉnh sửa gì không. Lúc này, nhưng phản hồi mới dội về qua vài dòng ngắn ngủi, còn bạn thì thở phào, chỉnh sửa lại kế hoạch của mình để gửi khách hàng.

Vậy nên, điều cần khắc cốt ghi tâm một lần nữa ở đây: Người duy nhất lập kế hoạch phải là quản lý. Đừng chờ đợi.

2. Tìm hiểu kỹ mọi nguyện vọng của khách hàng trước khi vẽ ra bất kỳ kế hoạch gì.

Bạn hào hứng với dự án mới hứa hẹn nguồn lợi nhuận khổng lồ. Bạn nghĩ “team” mình đủ bá đạo và chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sau biết bao phen hỉ nộ ái ố vừa qua thì bạn cũng đã đưa ra được một kế hoạch tạm cho là “đủ ổn” với bạn. Bạn tự tin gửi cho khách hàng và nhận ra họ cần “cái khác”. Tất cả chỉ vì bạn đã quên không nói chuyện, làm rõ với họ; bỏ sót một vài chi tiết trao đổi nào đó qua email hoặc bạn mặc định thứ bạn nghĩ họ muốn sẽ là cái họ cần.

Và hệ quả thì… bạn biết rồi đấy. Cảm giác siêu tệ. Bạn sẽ chẳng khác gì một đứa kiêu ngạo ngớ ngẩn bị dội cho một gáo nước lạnh cả.

Dòng tiền nuôi dự án đến từ khách hàng. Đó là điều dễ hiểu. Vậy nên, thứ cần ưu tiên trước khi bạn họa ra bất kỳ một thể loại kế hoạch gì là tìm hiểu kỹ mọi nguyện vọng, nhu cầu của khách hàng.

Trừ khi bạn biết rõ thực chất khách hàng cần gì và mong muốn một quy trình làm việc như thế nào, nếu không đừng vội vã làm bất cứ điều gì ngớ ngẩn. Kế hoạch của bạn có hay ho và chuyên nghiệp đến mấy mà đi trật nguyện vọng, kế hoạch, nhu cầu, định hướng của khách hàng thì cũng được xếp gọn ghẽ trong thùng rác hoặc tài liệu tham khảo của họ mà thôi. Và hiển nhiên là doanh thu cũng từ đó mà không về đội của bạn.

3. Triệu hồi đồng đội bằng mọi kênh bạn có. Đừng kêu ca.

Trong một môi trường làm việc mở và khá tự do để các “nhà chuyên môn” thỏa sức lao động và sáng tạo – trừ khi bạn may mắn được hoạt động trong một dự án mà điều kiện bắt buộc là mọi người phải ngồi gắn chặt với nhau theo một “nội quy” chung nào đó – còn không thì đôi khi bạn sẽ chẳng thể nào hiểu nổi đồng đội của mình đang ở đâu, dù công việc vẫn được cập nhật đều đặn.

Triệu hồi đồng đội lúc này là việc cần được làm trong tâm thế bình tĩnh và đặc biệt là KHÔNG CẢM XÚC.

Lạnh lùng bấm máy không cần nghĩ vài chục cuộc cho đến khi anh em nhấc máy.

Kiên trì gửi email nhắc nhớ, hỏi han, cập nhật từng thứ nhỏ nhất cho đội để theo dõi… hoặc không.

Bình tĩnh liên lạc qua mọi kênh có thể để đảm bảo đồng đội không lọt lưới.

Đồng đội là cùng đội. Anh em là cùng nhà. Sẽ chẳng ai bỏ bạn mà đi đâu. Các “nhà chuyên môn” sẽ luôn biêt cách xuất hiện đúng thời điểm quan trọng nhất. Đừng lo lắng. Bạn cần có NIỀM TIN vào những cánh tay của mình.

Bạn cần giữ một cái đầu lạnh và mang trái tim nóng đi bơm nhiệt huyết cho anh em làm việc.

THẬT SỰ BÌNH TĨNH.

—

Câu chuyện về lần đầu làm “Account Manager” xin dừng lại tại đây, kết thúc 3 chuỗi sai lầm suýt nữa thì mắc cùng một ngày của mình.

Hẹn gặp lại các bạn trong các kỳ tiếp theo…

… hoặc không.

HN7716

01:43

-J-